La productividad es un desafío constante en la vida moderna, especialmente para directiv@s, empresari@s o profesionales con alta carga de trabajo y responsabilidad. Una de las estrategias más efectivas para gestionar el tiempo y aumentar la productividad es la técnica de los bloques de tiempo incrementales.
¿Qué es la Teoría de los Bloques de Tiempo Incrementales?
La teoría de los bloques de tiempo incrementales se basa en la idea de agrupar tareas similares y asignarles un tiempo específico en tu horario. En lugar de estar cambiando constantemente de una tarea a otra, lo cual es mentalmente agotador y poco eficiente, se agrupan las tareas para realizarlas de manera consecutiva. Por ejemplo, puedes dedicar un bloque de tiempo específico para responder correos electrónicos, otro para realizar llamadas telefónicas y otro para tareas administrativas.
Programación Horaria en Incrementos de Tiempo
Robin Sharma enfatiza la importancia de programar tu día en incrementos de una hora. Establece un horario diario detallado, dividiendo las horas del día en bloques específicos dedicados a tareas importantes. Esta programación no solo ayuda a mantener el enfoque, sino que también asegura que se aprovechen al máximo las horas disponibles. Sharma destaca que las personas altamente exitosas y productivas tienen un profundo respeto por el tiempo y comprenden el valor de cada hora que pasa.
Lista de Tareas y Asignación de Bloques
Para implementar esta estrategia, es útil utilizar herramientas como listas de tareas y agendas. Anotar todas las tareas pendientes y luego asignarles un bloque de tiempo específico en tu horario diario te permitirá tener una visión clara de lo que necesitas hacer y cuándo lo harás. Este enfoque estructurado no solo mejora la organización, sino que también aumenta el compromiso y la responsabilidad personal para completar las tareas
La Neurobiología de la Programación
Programar tareas en bloques de tiempo también tiene un respaldo neurobiológico. Cuando anotas tus tareas y las programas, tu cerebro empieza a comprometerse con la idea de completar esas tareas en el tiempo asignado. Esto no solo mejora la concentración y el enfoque, sino que también reduce el estrés asociado con la gestión de los temas pendientes, responsabilidades y dispersión.
Aplicación Práctica
Para aplicar la teoría de los bloques de tiempo incrementales en tu vida diaria, sigue estos pasos:
- Ten varias listas de tareas pendientes. Una lista para cada área. Allí, trasladas todo lo que te viene a la mente, ya no te guardarás nada en la cabeza. Mis listas temáticas son además de colores para una mejor identificación. Vaciar la mente, es muy muy descargante.
- Agrupa tareas similares. Piensa antes de actuar. Mira antes la lista, prioriza por deadlines, urgencias, tiempos..
- Asigna bloques de tiempo específicos para cada grupo de tareas. Recuerda la ley de Parkinson-el tiempo dedicado a una tarea se alarga tanto como el tiempo disponible que tienes para ella. Decide qué tiempo vas a dedicar cada área.
- Utiliza una agenda o herramienta de planificación para anotar estos bloques de tiempo. Yo lo hago a nivel mensual y reviso semanal. Además, tengo en cuenta factores externos (reuniones que no decido por ejemplo) e internos (cuándo tengo más concentración, energía..)
- Respeta los bloques de tiempo y evita distracciones durante esos períodos. Esta es la base. Y para ello existen también técnicas de protección. Si construyes un horario con bloques de tiempo bien pensados (alternar tareas creativas con administrativas, dejar un hueco para devolver llamadas e emails por ejemplo) te será más fácil mantener la concentración en estos bloques asignados.
