La forma en la que organizas tu agenda es un reflejo directo de cómo vives, de tu enfoque hacia el trabajo y, más importante aún, de todo lo que estás dejando de conseguir.
La mayoría de mis clientes, en la primera sesión, les pido que me muestren su agenda y su forma de organizarse.
Tras una gran muestra, estos son los errores más comunes. Espero que te sirva de reflexión y puedas aplicar desde ya algún cambio.
Los 9 errores en la gestión de tu agenda y tiempo:
1. Agendar sólo las reuniones o deadlines:
Si les pregunto qué hacen el resto del día la respuesta es “trabajar”. ¿En qué? Pregunto yo. -en la lista de tareas (que tan arduamente me he apuntado, revisado, priorizado…) . ¿Cómo acaban el día? Habiendo tachado sólo una parte de la lista. Suerte de si hay más o menos reuniones. Sin visibilidad.
¿Qué les lleva a esta situación?
– Tener demasiadas reuniones recurrentes
– No revisar las reuniones de vez en cuando (reorganizar, reducir???)
– Aceptar todas las reuniones sin reflexionar.
2.Usar la agenda para anotar tareas
Una extensa e inacabable lista sin orden, sin dimensión (duración), de temas distintos (dispersión), con muchos colores, tachones, etc.
Visualmente ya genera ansiedad..
Cuando te pones, no sabes por dónde empezar..
Y, al no dimensionarlas, lo más habitual es que te extiendas y te quedes a mitad y tengas la pérdida de foco del saltar a modo zapping de una tarea a otra.
3. Trabajar “a punta” de emails
Lo más habitual. Planificar las “tareas y urgencias” del día a base de emails. Dejando la suerte a las amenazas o a las urgencias de los demás. Lo llamo así porque a mí me suena a trabajar “a punta de pistola…”.
4.No bloquear tiempo para lo estratégico (profesional y personal)
Si tienes un proyecto estratégico, una necesidad personal y no bloqueas la agenda, no lo cumplirás. Si no está ahí, difícilmente te “llegará” tiempo para ello.
5. No bloquear ventanas de tiempo
Este fue el primer gran cambio que mejoró mi vida. Tras un bloque de tiempo de concentración o de sprint (0 interrupciones ni distracciones) me pongo un bloque para devolver llamadas o contestar emails que han surgido durante este rato. ¡Qué paz! Paz mental para desconectar y concentrarme en la tarea y paz mental cuando devuelvo la llamada tal como me he comprometido. Cuando dices no, no dices no a la persona sino al momento….
6. No fijar tiempo para pensar
El rato que tengas, una vez a la semana. Para, reevalúa, analiza y piensa en lo que es importante, lo que te está retrasando, quitando el foco…La gente solemos estar ocupadas estando ocupadas…
7. No programar reuniones de seguimiento
Me sorprende todavía la cantidad de gente que hay que no tiene reuniones recurrentes con su equipo o su jefe. Concentrar las conversaciones, seguimiento, resolver dudas, dar feedback en un bloque de tiempo estable te ahorra mucho tiempo futuro. Todavía veo reuniones puestas de un día a otro o incluso el mismo día a raíz de un problema. Esto es trabajar en modo reactivo, no proactivo…
8. Tener demasiadas libretas, papeles
¿Eres de las que se lo anotan todo en todas partes? Bien para descargar la mente pero no es el mejor sistema de orden mental. Ya sea en papel o online, hay sistemas de recopilación de notas y tareas mucho más organizados y sincronizados con tus bloques de agenda estratégicos. Esto te lo cuento en una semana específica de mi curso de productividad y liderazgo.
9. No revisar y seguir la agenda
¿Te parece demasiado obvio? Pues no lo es. Dedicas mucho tiempo quizás a planificar, organizar la agenda y después no la miras? Ni tu jefe, ni tu equipo, ni tus emails mandan en tu tiempo. La agenda debe ser tu único jefe del tiempo 🙂
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